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Herramientas para ser más productivo: Calendario

Herramientas para ser más productivo es una serie de artículos enfocados a aumentar la productividad en el trabajo utilizando aplicaciones básicas y fáciles de usar.

Curiosamente, una de las herramientas más básicas es por mucho la más útil de todas. Un día bien planeado puede ser más productivo que toda una semana improvisada, y no estoy exagerando. Tener en la agenda las citas o llamadas con clientes, reuniones de la empresa, sesiones de planeación para proyectos de mayor escala, y muchas otras actividades, trae muchísimos beneficios.

En primer lugar, se puede analizar más detalladamente a qué estamos dedicando más tiempo, que idealmente deben de ser actividades que traen más valor (valor no es solo dinero) a  la compañía. Además, los resultados que se pueden obtener cuando “bloqueamos” un periodo de tiempo para algún proyecto en específico, dejando a un lado cualquier tipo de distracción, son realmente impresionantes. Para los que quieren profundizar en este tema, les recomiendo el aclamado libro de Peter Drucker, The Effective Executive.

Yo usaba Google Calendar para organizarme en la universidad (imagen), y actualmente en mi trabajo uso Microsoft Outlook. Este último es excelente y tiene funciones muchísimo más avanzadas, pero tengo que admitir que la gran mayoría no las uso nunca, así que para muchos la opción de Google será más que suficiente.

Pruébenlo. Organicen su calendario por una semana. Incluyan cada reunión, cada proyecto, el tiempo que han perdido en cosas irrelevantes… en fin, todo lo que puedan registrar. Luego comparen esa semana con una común y corriente. Los resultados son increíbles. Esta organización eventualmente se traduce en mayor concentración y en mejores resultados en menos tiempo.

Paralelamente a este ejercicio, les sugiero que hagan una lista de las actividades más importantes en su trabajo. De esta forma al final podrán comparar la cantidad de tiempo que han dedicado a cada una de las actividades principales, y comprobar si están enfocando su trabajo en las que traen más valor a la compañía.

Aquí les doy una lista de las principales herramientas para manejar su calendario: Google Calendar (sencillo), Microsoft Outlook (intermedio/avanzado), iCal (para Mac, intermedio).

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